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Digitale Zusammenarbeit: Über Wikis und Portale

Wo ist eigentlich das Wissen des Unternehmens gespeichert? In den Köpfen der Mitarbeiter? Dann sollten Sie jetzt weiterlesen.
Viele, insbesondere kleinere Unternehmen arbeiten noch immer ohnehinreichende Dokumentation und schriftliche Abstimmungen. Jeder macht sein Ding und irgendwie läuft ja auch alles. Bis ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder der Versuch unternommen wird, die Prozesse effizienter zu gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe von Wikis und Portalen das Wissen des Unternehmens dokumentieren und mehr Schriftlichkeit und damit Verbindlichkeit und Transparenz erzeugen.

Dokumentation und Kommunikation

Unsere Arbeitswelt verändert sich: Immer mehr Prozesse in Unternehmen werden digitalisiert, immer häufiger werden Mitarbeiter oder Dienstleister von außerhalb hinzugezogen und die junge Generation hat sich bereits umfänglich an die elektronische Kommunikation gewöhnt. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, sind zwei Arten von Software sinnvoll: Wikis und Portale. Ein Wiki dient der Dokumentation von Unternehmensabläufen und Informationen. Hier können auch Regeln und Stellenbeschreibungen hinterlegt werden. Portale dienen vor allem der Kommunikation. Ob Unternehmenseigene Chaträume oder die Diskussion von Dokumenten in einem SharePoint- System: Die Rückmeldungen werden schneller und die Mitarbeit ist jederzeit von jedem Ort aus möglich.

Projektmanagement und Beziehungen

Doch die Welt der digitalen Zusammenarbeit geht über die interne Organisation hinaus. Sie betreffen im nächsten Schritt auch Dienstleister, Lieferanten und Kunden. Komplexe Projekte beinhalten fast immer externe Team-Mitglieder. Diese können einfach per Mausklick auf die wichtigsten Informationen freigeschaltet werden. In einigen Jahren werden Unternehmen ohne digitales Projektmanagement ein Problem haben, gerade junge Dienstleister oder Mitarbeiter für sich gewinnen zu können. Hat sich die elektronische Kommunikation im Unternehmen erstmal etabliert, können auch Kunden in den Prozess einbezogen werden. Ob über Social Media, also Facebook, Twitter und weitere Plattformen oder über den Chat auf der eigenen Homepage: Immer mehr Kunden nutzen diese Möglichkeit der einfachen schriftlichen Kontaktaufnahme. Schnelle und kompetente Antworten sind noch ein relevanter Wettbewerbsvorteil – in Zukunft sind sie eine Selbstverständlichkeit.

Aufbau und Entwicklung

Der Start in die digitale Zusammenarbeit ist ein unternehmensweites und komplexes Change-Projekt. Dabei sind Unternehmenskultur, -struktur und auch die IT-Anforderungen zu beachten. Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Umsetzung.

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