Kurzantwort: Microsoft hat am 14. September 2026 im Admin Center die Einstellung „Store Microsoft 365 customer data in-country“ eingeführt. Sie entscheidet, ob die Daten aus Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams und Copilot zugesagt in Deutschland bleiben oder künftig innerhalb der EU-Datengrenze gespeichert werden dürfen. Wirksam wird die Auswahl am 14. Dezember 2026. Neue Tenants stehen auf „Aus“, bei älteren Tenants muss jeder einzeln geprüft werden. Wer später zurück nach Deutschland will, wartet laut Microsoft rund sechs Monate auf den Rückumzug. Wer Kunden oder Mandanten „Speicherort Deutschland“ zugesagt hat, sollte den Schalter bis spätestens Freitag, 11. Dezember 2026, auf „An“ stellen.
Dieser Ratgeber zeigt, was die Einstellung genau regelt, welche Auswirkungen sie haben kann, welche Tenants sie überhaupt sehen, wie Sie Ihren Stand in wenigen Minuten prüfen und wann „Aus“ eine vertretbare Wahl ist.
1. Was sich ab dem 14. Dezember 2026 ändert
Ab dem 14. Dezember 2026 gilt für berechtigte Tenants die Auswahl, die dann im Admin Center hinterlegt ist. Steht der Schalter auf „Aus“, entfällt die Zusage, dass die ruhenden Daten der Kerndienste in Deutschland liegen. Microsoft darf sie dann in einem beliebigen Rechenzentrum innerhalb der EU-Datengrenze speichern und verschieben.
Laut der Microsoft-Dokumentation zur Product Terms Data Residency betrifft die Einstellung genau sechs Dienste:
- Exchange Online (Postfachinhalte, Kalender, Anhänge)
- SharePoint (Websiteinhalte und Dateien)
- OneDrive for Business
- Microsoft Teams (Chats, Kanal- und Besprechungsnachrichten)
- Microsoft 365 Copilot
- Microsoft 365 Copilot Chat
Drei Punkte sind für die Einordnung wichtig:
- Es geht um ruhende Daten. Die Zusage „in Deutschland“ bezieht sich auf gespeicherte Daten, nicht auf jede Verarbeitung.
- Nicht alles zieht am Stichtag um. Microsoft schreibt ausdrücklich, dass am 14. Dezember nicht sämtliche Daten verschoben werden. Ab dann darf Microsoft damit beginnen.
- Die Frist gibt Ihnen 91 Tage Bedenkzeit. Während dieser Zeit ändert sich der tatsächliche Speicherort nicht.
Als Grund nennt Microsoft laut heise die Absicht, einen leistungsfähigen Dienst im EU- und EFTA-Raum aufrechtzuerhalten. Die Ankündigung im Message Center trägt nach Angaben der Fachpresse die Kennung MC1470878.
2. Welche Auswirkungen die Entscheidung haben kann
Im Arbeitsalltag merken Ihre Mitarbeiter von der Einstellung voraussichtlich wenig. Die spürbaren Folgen liegen woanders: in Verträgen, in Nachweisen gegenüber Kunden und Prüfern und im langen Rückweg, falls Sie sich später anders entscheiden.
| Bereich | Wenn der Schalter auf „Aus“ steht | Wenn der Schalter auf „An“ steht |
|---|---|---|
| Speicherort | Irgendwo innerhalb der EU-Datengrenze, auch außerhalb Deutschlands | Ruhende Daten der Kerndienste bleiben in Deutschland |
| Zusage im Admin Center | Zusage für Deutschland entfällt, die EU-Datengrenze gilt weiter | Zugesagter Standort bleibt Deutschland |
| Verträge und Nachweise | Angaben „Speicherort Deutschland“ stimmen nicht mehr sicher | Bisherige Angaben bleiben richtig |
| Spätere Änderung | Zurück nach Deutschland dauert rund sechs Monate | Wechsel auf „Aus“ jederzeit möglich |
Im Alltag: voraussichtlich kaum spürbar
Die Einstellung regelt nur, wo die Daten gespeichert werden. In den Microsoft-Dokumenten zur Einstellung ist keine Änderung an Funktionen, Bedienung oder Lizenzen beschrieben. Wie Microsoft die Verschiebungen nach dem 14. Dezember technisch abwickelt, hat Microsoft bislang nicht dokumentiert (Stand 29.09.2026).
Einen Anhaltspunkt geben vergleichbare Umzüge zwischen Rechenzentrumsregionen, die Microsoft für das Add-on Advanced Data Residency beschreibt. Laut der Microsoft-Dokumentation zu SharePoint und OneDrive und der Dokumentation zu Exchange Online kann es dabei zu folgenden Einschränkungen kommen:
- Exchange Online: Einzelne freigegebene Ordner aus fremden Postfächern lassen sich in Outlook im Web unter Umständen über mehrere Wochen nicht öffnen, solange die Postfächer in verschiedenen Regionen liegen. Wer Vollzugriff auf ein Postfach hat, ist nicht betroffen.
- SharePoint-Suche: Suchergebnisse können in den ersten 24 bis 48 Stunden nach dem Umzug weniger aktuell sein.
- eDiscovery und Datenverlustschutz (DLP): Dateien, die sich während des Umzugs ändern, werden erst nach der Neuindizierung wieder erfasst.
- Videos: Sie lassen sich nach dem Umzug der SharePoint-Inhalte eine Zeit lang nicht abspielen.
Ob diese Effekte bei einer Verschiebung innerhalb der EU-Datengrenze genauso auftreten, ist offen. Für die meisten Unternehmen sind sie eher lästig als kritisch. Wer eDiscovery oder DLP-Richtlinien für Compliance-Zwecke nutzt, sollte das Thema trotzdem im Blick behalten.
Vertraglich: hier liegt das eigentliche Risiko
Steht der Schalter auf „Aus“, obwohl Sie irgendwo „Speicherort Deutschland“ zugesagt haben, ist diese Zusage ab dem 14. Dezember nicht mehr verlässlich gedeckt. Je nach Vertrag kann das Nachbesserungspflichten, Kündigungsrechte oder Haftungsfragen auslösen, Angaben in Angeboten und Audit-Nachweisen falsch werden lassen oder bei Kanzleien und Praxen das Vertrauen der Mandanten und Patienten kosten. Welche Dokumente Sie prüfen sollten, zeigt Kapitel 7. Wie weit die Folgen im Einzelfall reichen, ist eine Rechtsfrage für Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Anwalt.
Organisatorisch: der lange Rückweg
Wer nach dem 14. Dezember doch zurück nach Deutschland möchte, stellt den Schalter wieder auf „An“. Laut Microsoft gilt die Zusage für Deutschland dann sofort wieder, der tatsächliche Umzug der Daten dauert aber rund sechs Monate. In dieser Zeit zeigt die Datenstandort-Karte einen Unterschied zwischen zugesagtem und tatsächlichem Standort, und Ihre Daten liegen möglicherweise noch in einem anderen EU-Land. Wer in dieser Phase einem Kunden oder Prüfer den Speicherort belegen muss, hat ein Erklärungsproblem.
Und was spricht gegen „An“?
Microsoft begründet die EU-weite Speicherung mit der Leistungsfähigkeit des Dienstes. Konkrete Nachteile für Tenants, die auf „An“ bleiben, beschreibt Microsoft nicht (Stand 29.09.2026). Ob sich das künftig ändert, etwa bei neuen Funktionen, lässt sich heute nicht sagen. Die Datenstandort-Karte einmal im Quartal zu kontrollieren, ist deshalb in beiden Fällen sinnvoll.
3. Welche Tenants den Schalter überhaupt sehen
Den Schalter sehen nur kommerzielle Tenants mit dem Standardstandort Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder der Schweiz, die die Voraussetzungen erfüllen. Für alle anderen ändert sich nichts.
| Ausgangslage Ihres Tenants | Was passiert |
|---|---|
| Standardstandort Deutschland, Daten liegen in Deutschland | Schalter in der Regel sichtbar, Sie müssen entscheiden |
| Advanced Data Residency (ADR) oder Multi-Geo gebucht | Schalter nicht sichtbar, der Datenstandort richtet sich nach dem gebuchten Angebot |
| Älterer Tenant, nie in die deutschen Rechenzentren umgezogen | Möglicherweise nicht berechtigt, bestehende Zusage bleibt unverändert |
| Tenant nach dem 14.09.2026 angelegt | Schalter steht standardmäßig auf „Aus“ |
| Bildungseinrichtung (EDU-Tenant) | Eigene Regelung, diese Einstellung gilt nicht |
Der dritte Fall betrifft viele Unternehmen, die Microsoft 365 schon vor der Eröffnung der deutschen Rechenzentrumsregionen genutzt haben. Microsoft hatte dafür ein kostenloses Umzugsprogramm angeboten, das inzwischen beendet ist. Wer nicht teilgenommen hat, dessen Daten liegen unter Umständen bereits heute in anderen EU-Rechenzentren. Einen Umzug nach Deutschland gibt es in diesem Fall laut Microsoft nur noch über das kostenpflichtige Add-on Advanced Data Residency.
Für Bestands-Tenants gibt es deshalb keine einheitliche Voreinstellung. Microsoft verweist auf die individuelle Nachricht im Message Center jedes Tenants und rät allen globalen Administratoren, den eigenen Stand zu prüfen.
4. So prüfen Sie Ihren Tenant in fünf Minuten
Die Prüfung dauert pro Tenant etwa fünf Minuten und erfordert die Rolle Globaler Administrator. Microsoft beschreibt die Anzeige in der Dokumentation zur Datenstandort-Karte.
- Datenstandort öffnen: Microsoft 365 Admin Center, Einstellungen, Organisationseinstellungen, Organisationsprofil, Datenstandort.
- Aktuellen und zugesagten Standort ablesen: Die Karte zeigt je Dienst zwei Spalten. „Current Geography“ ist der heutige Speicherort, „Committed Geography“ der Ort, den Microsoft vertraglich zusagt.
- Bereich Verpflichtungen prüfen: Dort steht der neue Schalter, sofern Ihr Tenant berechtigt ist. Notieren Sie, ob er auf „An“ oder „Aus“ steht.
- Message Center lesen: Die Nachricht zu Ihrem Tenant erklärt dessen konkrete Ausgangslage.
- Stand dokumentieren: Screenshot der Datenstandort-Karte mit Datum ablegen. Das ist Ihr Nachweis, falls ein Kunde, Prüfer oder Datenschutzbeauftragter nachfragt.
Ein Unterschied zwischen den beiden Spalten ist nicht automatisch ein Fehler. Steht bei „Current Geography“ zum Beispiel „Deutschland“ und bei „Committed Geography“ „Europäische Union/EFTA“, liegen die Daten heute in Deutschland, zugesagt ist aber nur die EU.
5. An oder Aus: Wer in Deutschland bleiben sollte
Stellen Sie den Schalter auf „An“, sobald Sie irgendwo schriftlich einen Speicherort in Deutschland zugesagt haben. Die Frage ist in den meisten Unternehmen keine technische, sondern eine vertragliche.
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| AV-Vertrag oder TOM-Anlage nennt „Speicherort Deutschland“ | An |
| Kundenverträge, Rahmenverträge oder Ausschreibungen verlangen Hosting in Deutschland | An |
| Mandanten- oder Patienteninformation sagt Speicherung in Deutschland zu | An |
| Interne IT-Richtlinie oder Konzernvorgabe schreibt Deutschland vor | An |
| Keine Zusage zum Speicherort, EU genügt allen Beteiligten | Aus ist vertretbar |
| Unklar, was in alten Verträgen steht | Vorsorglich An, dann in Ruhe prüfen |
Die letzte Zeile ist der Kern der Empfehlung. Von „An“ auf „Aus“ können Sie jederzeit wechseln. Der umgekehrte Weg kostet laut Microsoft rund sechs Monate, in denen Ihre Daten womöglich nicht dort liegen, wo Sie es versprochen haben. Wer unsicher ist, entscheidet sich deshalb zunächst für die Variante, die sich schnell zurücknehmen lässt.
Besonders genau hinsehen sollten Steuerberater, Anwaltskanzleien und Arztpraxen. Deren Mandanten- und Patienteninformationen enthalten oft konkrete Aussagen zur Datenhaltung. Hinweise zur Kanzlei-IT finden Sie auf unserer Seite für Steuerberater.
6. Wann „Aus“ völlig in Ordnung ist
„Aus“ ist vertretbar, wenn Sie nirgends einen Speicherort in Deutschland zugesagt haben und Ihnen der EU-Standard genügt. Die Daten bleiben dann laut Microsoft-Dokumentation zur EU-Datengrenze in den 27 EU-Staaten oder den 4 EFTA-Staaten, gespeichert in Microsoft-Rechenzentren in 15 Ländern. Datenschutzrechtlich ist das keine Übermittlung in ein Drittland nach Kapitel V der DSGVO.
Nicht in Ordnung ist „Aus“, wenn es nur durch Nichtstun entsteht oder weil niemand die alten Verträge lesen möchte. Dann tragen Sie das Risiko einer gebrochenen Zusage, ohne es zu kennen. Entscheidend ist, dass die Wahl bewusst getroffen und dokumentiert wird.
7. Was Sie vertraglich prüfen sollten
Prüfen Sie alle Dokumente, in denen Sie Dritten gegenüber einen Speicherort zusagen. Dieser Abschnitt ist eine Checkliste, keine Rechtsberatung. Bei Zweifeln an der Auslegung ziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Anwalt hinzu.
- Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO, die Sie als Auftragsverarbeiter mit Ihren Kunden geschlossen haben, samt Anlagen zu Unterauftragnehmern und Verarbeitungsorten. Je nach Klausel müssen Sie eine Änderung des Verarbeitungsorts dem Auftraggeber mitteilen oder mit ihm abstimmen
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), die Sie Kunden oder Prüfern vorgelegt haben
- Kunden- und Rahmenverträge mit Klauseln zu Hosting, Rechenzentrum oder Datenstandort
- Ausschreibungs- und Angebotsunterlagen, besonders bei öffentlichen Auftraggebern
- Datenschutzhinweise auf der Website und in Mandanten- oder Patienteninformationen
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, in dem der Speicherort genannt sein kann
- Interne Richtlinien und Vorgaben der Muttergesellschaft
Wer die Einstellung auf „Aus“ belässt, sollte diese Dokumente anschließend aktualisieren. Wer sie auf „An“ stellt, sollte das Datum der Umstellung festhalten, damit es später belegbar ist. Unterstützung bei der Umsetzung im Tenant und bei der Dokumentation bieten wir im Rahmen unserer Microsoft-365-Betreuung und unserer Leistungen zu Datenschutz und DSGVO an.
8. Ihr Fahrplan bis zum 11. Dezember 2026
Bis zum 14. Dezember bleiben rund elf Wochen. Das reicht für eine saubere Entscheidung, wenn Sie jetzt beginnen und die Vertragsprüfung nicht auf die letzte Woche legen.
| Zeitraum | Aufgabe | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Bis Mitte Oktober 2026 | Alle Tenants erfassen, Datenstandort-Karte und Schalterstellung dokumentieren | IT oder IT-Dienstleister |
| Bis Ende Oktober 2026 | Verträge, TOM und Datenschutzhinweise auf Standortzusagen prüfen | Geschäftsführung, Datenschutzbeauftragter |
| Bis Mitte November 2026 | Entscheidung je Tenant treffen und schriftlich festhalten | Geschäftsführung |
| Bis Freitag, 11.12.2026 | Schalter setzen, Screenshot ablegen, Dokumente bei Bedarf anpassen | IT oder IT-Dienstleister |
| Ab 14.12.2026 | Datenstandort-Karte einmal im Quartal kontrollieren | IT oder IT-Dienstleister |
Wer mehrere Gesellschaften oder mehrere Tenants betreibt, prüft jeden Tenant einzeln. Die Einstellung gilt pro Tenant, und die Ausgangslage kann sich je nach Alter und Vorgeschichte unterscheiden.
Unsere Empfehlung: Entscheiden Sie bewusst, dokumentieren Sie die Entscheidung, und wählen Sie im Zweifel „An“. So bleiben Ihnen beide Wege offen.